Google Workspace ist für viele Teams die Standardlösung, und das aus gutem Grund: Es ist ausgereift, vertraut und eng mit den anderen Anwendungen verzahnt, die ohnehin schon im Einsatz sind. Für die meisten Unternehmen reicht das aus.
Für Teams, deren Daten ausdrücklich unter europäischer Gerichtsbarkeit bleiben sollen, ist eine vertraute Lösung allerdings nicht automatisch eine geeignete. Übermittlungen an zertifizierte US-Anbieter haben derzeit mit dem EU-US Data Privacy Framework eine Rechtsgrundlage. Es geht also nicht darum, dass transatlantische Datentransfers rechtswidrig wären. Die Bedenken haben andere Gründe: Das Framework ist bereits die dritte solche Regelung, nachdem die beiden Vorgänger für ungültig erklärt wurden. Das Rechtsmittelverfahren vor dem höchsten Gericht der EU läuft noch. Und ein Anbieter mit Hauptsitz in den USA bleibt dem Zugriff US-amerikanischer Behörden und Gerichte unterworfen, unabhängig davon, in welcher Region seine Server stehen.
Hier stellen wir sechs europäische Alternativen vor, die für eine engere Auswahl infrage kommen: ihre jeweiligen Stärken und die Details, die du prüfen solltest, bevor du mit einem ganzen Team umziehst.
Vergleich auf einen Blick
| Plattform | Hauptsitz | Bekannt für | Geeignet, wenn du Folgendes suchst |
|---|---|---|---|
| Proton | Schweiz | Ende-zu-Ende-verschlüsselte E-Mails, Kalender, Cloud-Speicher und Dokumente | Möglichst viel Privatsphäre als Standard |
| Tuta | Deutschland | E-Mails und Kalender mit Zero-Access-Verschlüsselung | Ein schlankes Postfach mit Fokus auf Sicherheit |
| Infomaniak kSuite | Schweiz | Eine vollständige Produktivitätssuite in klimaneutralen Schweizer Rechenzentren | Einen umfassenden Workspace-Ersatz |
| Mailbox.org | Deutschland | Datenschutzorientierte E-Mail mit integrierten Office-Dokumenten | E-Mail als Schwerpunkt, ergänzt um Dokumentbearbeitung |
| OVHcloud | Frankreich | Hosted Exchange und Werkzeuge für die Zusammenarbeit | Die gewohnte Arbeit mit Exchange oder Outlook |
| Nextcloud | Deutschland (Open Source, selbst gehostet) | Dateien, Dokumente, Chat, E-Mail und Kalender auf einer offenen Plattform | Volle Kontrolle, auch beim Self-Hosting |
Was du neben E-Mail und Dokumenten prüfen solltest
Jede der folgenden Optionen kann Gmail ersetzen. Bei der gemeinsamen Dokumentbearbeitung unterscheiden sie sich deutlich. Daneben gibt es weitere Unterschiede, die darüber entscheiden, ob der Wechsel langfristig funktioniert.
Die Gerichtsbarkeit ist wichtiger als der Standort. „Europäische Server“ und „europäische Gerichtsbarkeit“ sind unterschiedliche Aussagen. Nur die zweite bestimmt, welche Regierung eine Herausgabe erzwingen kann. Wenn deine Bewertung vom aktuellen Stand der EU-US-Regeln für Datentransfers abhängt, solltest du diesen regelmäßig überprüfen, statt ihn als endgültig geklärt anzusehen. Die Schweiz gehört nicht zur EU und hat ihren eigenen Rechtsrahmen. Deutschland und Frankreich sind EU-Mitgliedstaaten, in denen die DSGVO und nationale Durchführungsvorschriften gelten. Je nachdem, wovor du deine Daten schützen möchtest, können diese Unterschiede relevant sein.
Der zweite große Unterschied ist das Verschlüsselungsmodell. Einige der vorgestellten Plattformen nutzen standardmäßig Ende-zu-Ende- oder Zero-Access-Verschlüsselung. Der Anbieter kann die gespeicherten Inhalte dann selbst nicht lesen. Andere setzen auf herkömmliche Verschlüsselung ruhender Daten. Diese schützt vor dem Diebstahl einer Festplatte, verhindert aber keine rechtmäßig angeordnete Herausgabe. Beide Modelle haben ihren Zweck, richten sich jedoch gegen unterschiedliche Bedrohungen. Du solltest wissen, welches du einkaufst.
Praktisch zählen außerdem die Möglichkeiten zur gemeinsamen Dokumentbearbeitung: Gleichzeitiges Bearbeiten, Kommentare und Versionsverläufe sind je nach Plattform sehr unterschiedlich ausgeprägt. Prüfe auch die Werkzeuge zur Übernahme vorhandener Gmail- und Kalenderdaten, die Unterstützung eigener Domains und die Verwaltungsfunktionen, wenn du mehr als nur ein paar Konten zentral betreuen musst.
1. Proton
Proton hat sich mit Ende-zu-Ende-verschlüsselten E-Mails einen Namen gemacht. Inzwischen bietet das Schweizer Unternehmen neben seinem VPN eine vollständige Suite mit Mail, Calendar, Drive und Docs an. Entscheidend ist das Verschlüsselungsmodell: Die Inhalte werden so verschlüsselt, dass Proton selbst sie nicht lesen kann. Das begrenzt, welche Daten bei einem behördlichen oder gerichtlichen Ersuchen überhaupt herausgegeben werden können.
Wie bei jeder Ende-zu-Ende-verschlüsselten Plattform werden manche Komfortfunktionen dadurch schwieriger. Eine serverseitige Volltextsuche in verschlüsselten E-Mails, die Nutzung externer E-Mail-Programme und bestimmte Integrationen funktionieren anders als bei herkömmlichen Anbietern. Für Teams, die Privatsphäre als Standard erwarten, ist dieser Kompromiss meist akzeptabel.
2. Tuta
Tuta (früher Tutanota) ist ein deutscher Anbieter, dessen E-Mail- und Kalenderdienst auf Zero-Access-Verschlüsselung beruht. Auch Tuta selbst kann die gespeicherten Daten also nicht lesen. Der Funktionsumfang ist bewusst kleiner als bei einer vollständigen Office-Suite: Im Mittelpunkt steht ein sicheres Postfach mit Kalender.
Genau dieser engere Fokus spricht je nach Bedarf für oder gegen Tuta. Wenn dein Team Dokumente innerhalb desselben Produkts gemeinsam bearbeiten muss, passt Tuta nicht. Wenn es vor allem um E-Mail und Kalender geht und Dokumente anderswo liegen, bekommst du eine gezielte, preiswerte Lösung ohne viele Funktionen, die du ohnehin nicht nutzt.
3. Infomaniak kSuite
Infomaniak ist ein etablierter Schweizer Anbieter. Seine kSuite kommt einem direkten Google-Workspace-Ersatz in dieser Auswahl am nächsten: E-Mail, Cloud-Speicher, Videokonferenzen, gemeinsame Dokumentbearbeitung und Kalender sind in einem Produkt mit zentraler Verwaltung gebündelt.
Auch bei der Transparenz seiner Infrastruktur setzt Infomaniak einen deutlichen Schwerpunkt. Die Dienste laufen in Schweizer Rechenzentren, deren Umweltbilanz ausführlich dokumentiert ist. Wenn ein Team Workspace vollständig ersetzen möchte, kann der Funktionsumfang wichtiger sein als ein kompromissloses Verschlüsselungsmodell. Genau diesen breiten Funktionsumfang bietet kSuite.
4. Mailbox.org
Mailbox.org ist ein deutscher E-Mail-Anbieter mit Schwerpunkt Datenschutz. Er verbindet ein sicheres Postfach mit der Dokumentbearbeitung in einer integrierten Open-Source-Office-Suite. Der Dienst ist seit Langem am Markt, und sein Preismodell bleibt auch bei wachsender Nutzerzahl überschaubar.
Besonders gut passt er zu Teams, deren tägliche Arbeit überwiegend über Postfach und Kalender läuft und die nur gelegentlich gemeinsam an Dokumenten arbeiten. Wer den ganzen Tag in geteilten Dokumenten verbringt, wird sich mit einer umfangreicheren Suite weniger eingeschränkt fühlen.
5. OVHcloud
OVHcloud ist ein deutlich größeres Infrastrukturunternehmen mit Hauptsitz in Frankreich, das auch Hosted Exchange und Produkte für die Zusammenarbeit anbietet. Sein Vorteil ist die vertraute Arbeitsumgebung: Mit einer Exchange-basierten Lösung funktioniert Outlook so, wie dein Team es gewohnt ist. Das erspart einen spürbaren Teil des Umstellungsaufwands.
Dafür sind die Funktionen zur Zusammenarbeit konventioneller als bei den Anbietern mit konsequentem Datenschutzfokus. Zudem ist das Angebot von OVHcloud so breit, dass E-Mail nur eines von vielen Produkten ist und nicht den Mittelpunkt des Unternehmens bildet. Für Organisationen, die europäische Gerichtsbarkeit möchten, ohne ihr Team neu schulen zu müssen, ist das oft ein sinnvoller Kompromiss.
6. Nextcloud
Nextcloud ist Open-Source-Software aus Deutschland und kein einzelner Hostingdienst. Sie vereint Dateien, Dokumente, Chat, Videoanrufe, E-Mail und Kalender auf einer Plattform. Die vollständige Suite heißt Nextcloud Hub; unter diesem Namen erscheinen auch die nummerierten Releases. Hub ist selbst kostenlos und quelloffen, keine kostenpflichtige Produktstufe. Das kommerzielle Angebot besteht aus einem separaten Enterprise-Abonnement für Organisationen, die Herstellersupport wünschen. Du kannst Nextcloud wie andere selbst gehostete Anwendungen auf deinem eigenen Server betreiben oder einen der zahlreichen europäischen Anbieter nutzen, die das Hosting übernehmen.
Diese Option bietet die größte Kontrolle und beim Eigenbetrieb auch die größte Verantwortung. Beim Self-Hosting entscheidest du, wo die Daten liegen, welche Version läuft und wer Zugriff hat. Gleichzeitig kümmerst du dich um Updates, Back-ups und Verfügbarkeit. Teams mit technischem Know-how halten das oft für einen guten Tausch. Für Teams ohne diese Kapazitäten lohnt sich der Eigenbetrieb meist nicht. Dafür gibt es gehostete Angebote: derselbe Funktionsumfang, während jemand anderes den Betrieb übernimmt.
Migrieren, ohne vorhandene Daten zu verlieren
Alle sechs unterstützen den Import von E-Mails, Kontakten und Kalenderdaten aus Google Workspace. Wie vollständig die Übernahme gelingt, unterscheidet sich allerdings stärker, als die Produktseiten vermuten lassen. Labels, verschachtelte Ordner, Berechtigungen für freigegebene Kalender und Anhänge oberhalb bestimmter Größen sind typische Stellen, an denen unbemerkt etwas verloren geht.
Führe zuerst eine Testmigration mit einem weniger wichtigen Postfach durch, bevor das gesamte Team umzieht. Prüfe, ob die Ordnerstruktur übernommen wurde, Kalendereinträge ihre eingeladenen Personen und Wiederholungsregeln behalten haben und sich auch einige ältere Nachrichten mit Anhängen noch korrekt öffnen lassen. Eine Stunde Prüfung spart später viel Aufräumarbeit.
Plane eine Übergangsphase mit beiden Systemen statt eines abrupten Wechsels. Die alten Konten einige Wochen lang mit reinem Lesezugriff verfügbar zu halten, kostet wenig und gibt dir eine Rückfallmöglichkeit, falls nach dem Wechsel etwas fehlt. Plane außerdem Zeit ein, um alle Stellen anzupassen, an denen deine E-Mail-Adresse hinterlegt ist: DNS-Einträge, Einstellungen für Transaktions-E-Mails und Dienste, die diese Adresse zur Kontowiederherstellung nutzen.
Welche Lösung passt zu deinem Team?
Es gibt keine einzelne beste europäische Alternative zu Google Workspace, weil die vorgestellten Plattformen unterschiedliche Schwerpunkte setzen. Proton und Tuta liegen bei der Verschlüsselung vorn, Infomaniak und OVHcloud bei Funktionsumfang beziehungsweise vertrauter Bedienung, Nextcloud bei der Kontrolle.
Wichtiger als die Wahl selbst ist es, die beiden Aussagen zu prüfen, auf denen die Entscheidung meist beruht: Welchem Landesrecht unterliegen die Daten, und kann der Anbieter technisch auf die gespeicherten Inhalte zugreifen? „Sitz in Europa“ beantwortet keine dieser Fragen einheitlich.
Danke fürs Lesen! Wenn du neben deinem E-Mail-Anbieter auch deine übrige Infrastruktur überdenkst: QDE bietet unmanaged KVM VPS-Hosting in einem Tier-III-Rechenzentrum in Amsterdam mit dedizierten Ressourcen und standardmäßig DSGVO-konformer Infrastruktur. Damit lässt sich auch eine selbst gehostete Anwendung wie Nextcloud unkompliziert vollständig unter EU-Gerichtsbarkeit betreiben.
Du möchtest wissen, ob das zu deinem Projekt passt? Unser Team beantwortet deine Fragen.
Häufige Fragen zu europäischen Google-Workspace-Alternativen
Garantiert ein europäischer SaaS-Anbieter die Einhaltung der DSGVO?
Nein. Damit ist ein Aspekt abgedeckt: die Gerichtsbarkeit, der deine Daten unterliegen. Dein Unternehmen bleibt aber für die eigene Rechtsgrundlage der Verarbeitung, seine Sicherheitsmaßnahmen und den Umgang mit Anfragen betroffener Personen verantwortlich. Außerdem brauchst du weiterhin einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Anbieter.
Ist Proton oder Tuta besser für verschlüsselte E-Mails?
Beide nutzen Verschlüsselungsmodelle, bei denen der Anbieter gespeicherte Inhalte nicht lesen kann. Der wesentliche Unterschied liegt daher im Funktionsumfang. Proton bündelt Cloud-Speicher, Dokumente und Kalender in einer größeren Suite. Tuta konzentriert sich zu einem niedrigeren Preis auf E-Mail und Kalender.
Kann ich meine vorhandenen Google-Workspace-Daten zu einer dieser Alternativen migrieren?
Ja, alle sechs unterstützen in unterschiedlichem Umfang den Import von E-Mails, Kontakten und Kalenderdaten. Am häufigsten gehen dabei Ordnerstrukturen, Berechtigungen für freigegebene Kalender und große Anhänge verloren. Deshalb lohnt sich eine Testmigration mit einem einzelnen Postfach.
Unterstützen diese Alternativen wie Google Workspace eigene Domains?
Ja, bei allen sechs lässt sich eine eigene Domain für geschäftliche E-Mails einbinden. Meist musst du dafür MX-Einträge sowie SPF-, DKIM- und DMARC-Einträge anlegen. Prüfe vor dem Wechsel, ob der Anbieter die Einrichtung verständlich dokumentiert.
Sind europäische Alternativen immer teurer als Google Workspace?
Nicht unbedingt. Tuta und Mailbox.org kosten pro Nutzer oft weniger als vergleichbare Workspace-Tarife. Vollständige Suiten mit viel Speicherplatz können dagegen teurer sein. Bei selbst gehostetem Nextcloud verlagern sich die Kosten von Lizenzen auf Infrastruktur und eigene Arbeitszeit. Je nachdem, wie du diese Zeit bewertest, kann das günstiger oder teurer ausfallen.
Ändert ein Anbieterwechsel tatsächlich den Ort, an dem meine Daten verarbeitet werden?
Das ist möglich, aber du musst es überprüfen. Kläre, in welchem Land die Rechenzentren des jeweiligen Anbieters stehen und ob Unterauftragsverarbeiter außerhalb dieser Gerichtsbarkeit sitzen. Ein „europäischer Anbieter“ bedeutet nicht zwangsläufig, dass jeder Verarbeitungsschritt in Europa bleibt.