Google Workspace is voor veel teams de standaard, en die positie heeft het verdiend: het is goed uitgewerkt, vertrouwd en nauw geïntegreerd met de andere toepassingen die mensen al gebruiken. Voor de meeste bedrijven is dat voldoende.
Voor teams die hun gegevens bewust onder Europese jurisdictie willen houden, is een vertrouwde oplossing echter niet automatisch een geschikte. Doorgifte aan gecertificeerde Amerikaanse aanbieders heeft momenteel een rechtsgrond onder het EU-US Data Privacy Framework. Het gaat er dus niet om dat trans-Atlantische doorgifte onrechtmatig zou zijn. De terughoudendheid heeft andere redenen: het Framework is al de derde regeling, nadat de twee voorgangers ongeldig zijn verklaard. Er loopt nog een hoger beroep bij de hoogste rechter van de EU. En een aanbieder met het hoofdkantoor in de VS blijft onderworpen aan Amerikaanse juridische procedures, ongeacht de regio waarin zijn servers staan.
Hieronder vind je zes Europese alternatieven voor je shortlist: waar elk platform goed in is en welke details je moet controleren voordat je met een heel team overstapt.
Vergelijking in het kort
| Platform | Hoofdkantoor | Bekend om | Geschikt als je dit zoekt |
|---|---|---|---|
| Proton | Zwitserland | End-to-end versleutelde e-mail, agenda, cloudopslag en documenten | Maximale privacy als standaard |
| Tuta | Duitsland | E-mail en agenda met zero-access-versleuteling | Een eenvoudige inbox waarin veiligheid vooropstaat |
| Infomaniak kSuite | Zwitserland | Een volledige productiviteitssuite in klimaatneutrale Zwitserse datacenters | Een alles-in-één vervanger voor Workspace |
| Mailbox.org | Duitsland | Privacygerichte e-mail met geïntegreerde Office-documenten | E-mail als basis, met ruimte voor documentbewerking |
| OVHcloud | Frankrijk | Hosted Exchange en samenwerkingstools | De vertrouwde manier van werken met Exchange of Outlook |
| Nextcloud | Duitsland (open source, zelf gehost) | Bestanden, documenten, chat, e-mail en agenda op één open platform | Volledige controle, inclusief zelf hosten |
Waar je naast e-mail en documenten op moet letten
Alle onderstaande opties kunnen Gmail vervangen. Bij het samenwerken aan documenten lopen ze duidelijk uiteen. Daarnaast zijn er andere verschillen die bepalen of een overstap ook op de lange termijn werkt.
Jurisdictie weegt zwaarder dan locatie. "Europese servers" en "Europese jurisdictie" zijn verschillende claims. Alleen de tweede bepaalt welke overheid de verstrekking van gegevens kan afdwingen. Als je beoordeling afhangt van de actuele EU-VS-regels voor gegevensdoorgifte, is het verstandig die geregeld opnieuw te controleren. Zwitserland valt buiten de EU en heeft een eigen rechtskader. Duitsland en Frankrijk zijn EU-lidstaten waar de AVG en nationale uitvoeringswetgeving gelden. Afhankelijk van waartegen je je wilt beschermen, kunnen die verschillen ertoe doen.
Het versleutelingsmodel is de andere grote onderscheidende factor. Sommige platforms gebruiken standaard end-to-end- of zero-access-versleuteling, waardoor de aanbieder opgeslagen inhoud zelf niet kan lezen. Andere gebruiken gangbare versleuteling van opgeslagen gegevens. Dat beschermt tegen een gestolen schijf, maar verhindert geen wettelijk bevel tot verstrekking. Beide modellen hebben hun nut, maar ze beschermen tegen verschillende dreigingen. Zorg dus dat je weet welk model je afneemt.
Kijk daarnaast naar de mogelijkheden om samen aan documenten te werken: gelijktijdig bewerken, opmerkingen en versiegeschiedenis verschillen sterk per platform. Controleer ook de hulpmiddelen om bestaande Gmail- en agendagegevens over te zetten, de ondersteuning voor je eigen domein en de beheerfuncties als je meer dan een paar accounts centraal wilt beheren.
1. Proton
Proton bouwde zijn reputatie op met end-to-end versleutelde e-mail. Inmiddels biedt het Zwitserse bedrijf naast zijn VPN een volledige suite met Mail, Calendar, Drive en Docs. Het draait om het versleutelingsmodel: de inhoud is zo versleuteld dat Proton die zelf niet kan lezen. Dat beperkt welke gegevens het bedrijf überhaupt kan overhandigen bij een juridisch verzoek.
Zoals bij elk end-to-end versleuteld platform worden sommige gemaksfuncties lastiger. Serverzijdig zoeken in de volledige tekst van versleutelde e-mails, compatibiliteit met externe e-mailprogramma's en bepaalde integraties werken anders dan bij een gangbare aanbieder. Voor teams die privacy als uitgangspunt willen, is dat meestal een aanvaardbare afweging.
2. Tuta
Tuta (voorheen Tutanota) is een Duitse aanbieder die e-mail en agenda's beschermt met zero-access-versleuteling. Ook Tuta zelf kan de opgeslagen gegevens dus niet lezen. Het aanbod is bewust kleiner dan een volledige Office-suite: het is vooral een veilige inbox met een agenda erbij.
Die beperktere opzet is precies de reden om Tuta wel of niet te kiezen. Moet je team binnen hetzelfde product samen documenten kunnen bewerken, dan past Tuta niet. Gaat het vooral om e-mail en agenda's en staan je documenten ergens anders, dan is het een gerichte, betaalbare optie zonder veel functies die je toch niet gebruikt.
3. Infomaniak kSuite
Infomaniak is een gevestigde Zwitserse aanbieder. Zijn kSuite komt in deze lijst het dichtst bij een rechtstreekse vervanger voor Google Workspace: e-mail, cloudopslag, videovergaderingen, samenwerken aan documenten en agenda's in één product met centraal beheer.
Infomaniak legt ook sterk de nadruk op transparantie over zijn infrastructuur. De diensten draaien in Zwitserse datacenters met een uitgebreid gedocumenteerd milieuprofiel. Voor teams die Workspace in zijn geheel willen vervangen, kan een breed aanbod zwaarder wegen dan een zo strikt mogelijk versleutelingsmodel. Die brede dekking vind je hier.
4. Mailbox.org
Mailbox.org is een Duitse, privacygerichte e-mailaanbieder die een veilige inbox combineert met documentbewerking via een geïntegreerde opensourcekantoorsuite. De dienst bestaat al lang en heeft een prijsmodel dat ook bij een groeiend aantal gebruikers betaalbaar blijft.
Het past vooral bij teams die dagelijks hoofdzakelijk met e-mail en agenda's werken en slechts af en toe samen documenten bewerken. Als je team de hele dag in gedeelde documenten werkt, zal een uitgebreidere suite minder beperkend aanvoelen.
5. OVHcloud
OVHcloud is een veel groter infrastructuurbedrijf met het hoofdkantoor in Frankrijk. Het verkoopt ook Hosted Exchange en samenwerkingsproducten. Het voordeel is de vertrouwde werkomgeving: met een Exchange-oplossing werkt Outlook zoals je team gewend is. Dat neemt een flink deel van de overstapdrempel weg.
Daar staat tegenover dat de samenwerkingsfuncties conventioneler zijn dan bij aanbieders die privacy vooropstellen. Bovendien is het aanbod van OVHcloud zo breed dat e-mail één van de vele producten is, in plaats van de kern van het bedrijf. Voor organisaties die onder EU-jurisdictie willen vallen zonder iedereen opnieuw te trainen, is dat vaak een bruikbaar compromis.
6. Nextcloud
Nextcloud is opensourcesoftware uit Duitsland, geen afzonderlijke gehoste dienst. Het brengt bestanden, documenten, chat, videogesprekken, e-mail en agenda's samen op één platform. De volledige suite heet Nextcloud Hub; ook de genummerde releases dragen die naam. Hub is zelf gratis en open source, geen betaald pakketniveau. Het commerciële aanbod is een apart Enterprise-abonnement voor organisaties die ondersteuning van de leverancier willen. Je kunt Nextcloud net als andere zelfgehoste toepassingen op je eigen server draaien, of kiezen voor een van de vele Europese aanbieders die de hosting verzorgen.
Deze optie geeft je de meeste controle en, als je het zelf draait, ook de meeste verantwoordelijkheid. Bij zelf hosten bepaal je waar de gegevens staan, welke versie je gebruikt en wie toegang heeft. Je bent dan ook verantwoordelijk voor updates, back-ups en uptime. Teams met voldoende technische kennis vinden dat vaak de moeite waard. Teams zonder die capaciteit meestal niet. Daarvoor zijn gehoste diensten bedoeld: dezelfde functies, terwijl iemand anders het beheer op zich neemt.
Migreren zonder bestaande gegevens te verliezen
Alle zes ondersteunen het importeren van e-mail, contacten en agendagegevens uit Google Workspace. Hoe volledig die import is, verschilt echter sterker dan de productpagina's doen vermoeden. Labels, geneste mappen, toegangsrechten voor gedeelde agenda's en bijlagen boven bepaalde groottes zijn de plekken waar ongemerkt iets verloren kan gaan.
Voer eerst een proefmigratie uit met één minder belangrijke mailbox voordat je met het hele team overstapt. Controleer of de mappenstructuur is overgenomen, of agenda-afspraken hun genodigden en herhalingsregels hebben behouden en of een paar oudere berichten met bijlagen nog goed openen. Een uur controleren bespaart je later veel herstelwerk.
Plan een overgangsperiode waarin beide systemen beschikbaar blijven. De oude accounts een paar weken toegankelijk houden met alleen leesrechten kost weinig en geeft je iets om op terug te vallen als na de overstap gegevens blijken te ontbreken. Reserveer ook tijd om de plekken bij te werken waar je e-mailadres is vastgelegd: DNS-records, instellingen voor transactionele e-mail en diensten die het adres gebruiken voor accountherstel.
Welke oplossing past bij je team?
Er is geen enkele Europese Google-Workspace-vervanger die voor iedereen de beste is. De platforms hebben daarvoor te verschillende prioriteiten. Proton en Tuta lopen voorop bij versleuteling, Infomaniak en OVHcloud bij respectievelijk de breedte van het aanbod en de vertrouwde werkomgeving, en Nextcloud bij controle.
Belangrijker dan de keuze zelf is het controleren van de twee claims waarop zulke beslissingen meestal rusten: onder welk nationaal recht vallen de gegevens, en kan de aanbieder technisch lezen wat je opslaat? "Gevestigd in Europa" geeft op geen van beide vragen een eenduidig antwoord.
Bedankt voor het lezen! Als je naast je e-mailaanbieder ook je bredere infrastructuur opnieuw bekijkt: QDE biedt unmanaged KVM VPS-hosting vanuit een Tier III-datacenter in Amsterdam, met toegewezen resources en standaard AVG-conforme infrastructuur. Daarmee is het ook een praktische plek om een toepassing zoals Nextcloud zelf te hosten, volledig onder EU-jurisdictie.
Wil je weten of het bij je project past? Neem contact op met ons team voor je vragen.
Veelgestelde vragen over Europese alternatieven voor Google Workspace
Garandeert een Europese SaaS-aanbieder dat je aan de AVG voldoet?
Nee. Daarmee regel je één onderdeel: onder welke jurisdictie je gegevens vallen. Je bedrijf blijft zelf verantwoordelijk voor een geldige rechtsgrond voor verwerking, beveiligingsmaatregelen en het afhandelen van verzoeken van betrokkenen. Je hebt ook nog steeds een verwerkersovereenkomst met de aanbieder nodig.
Is Proton of Tuta beter voor versleutelde e-mail?
Beide gebruiken versleutelingsmodellen waarbij de aanbieder opgeslagen inhoud niet kan lezen. Het belangrijkste verschil zit dus in het aanbod. Proton bundelt cloudopslag, documenten en agenda's in een bredere suite. Tuta richt zich tegen een lagere prijs op e-mail en agenda's.
Kan ik mijn bestaande Google-Workspace-gegevens naar een van deze alternatieven migreren?
Ja, alle zes ondersteunen in verschillende mate het importeren van e-mail, contacten en agendagegevens. Mappenstructuren, toegangsrechten voor gedeelde agenda's en grote bijlagen gaan daarbij het vaakst verloren. Daarom is een proefmigratie met één mailbox de moeite waard.
Ondersteunen deze alternatieven net als Google Workspace eigen domeinen?
Ja, bij alle zes kun je je eigen domein koppelen voor zakelijke e-mail. Meestal moet je daarvoor MX-records en SPF-, DKIM- en DMARC-records toevoegen. Controleer vóór je overstapt of de aanbieder dat proces duidelijk documenteert.
Zijn Europese alternatieven altijd duurder dan Google Workspace?
Niet per se. Tuta en Mailbox.org zijn per gebruiker vaak goedkoper dan vergelijkbare Workspace-pakketten. Volledige suites met veel opslagruimte kunnen juist meer kosten. Bij zelfgehoste Nextcloud verschuiven de kosten van licenties naar infrastructuur en je eigen tijd. Afhankelijk van hoe je die tijd waardeert, kan dat voordeliger of duurder uitpakken.
Verandert een overstap daadwerkelijk waar mijn gegevens worden verwerkt?
Dat kan, maar alleen als je het controleert. Ga na in welk land de datacenters van elke aanbieder staan en of er subverwerkers buiten die jurisdictie gevestigd zijn. Een "Europese aanbieder" betekent niet automatisch dat elke stap van de verwerking in Europa plaatsvindt.